Organiser un événement local

Lancez un meetup CC France dans votre ville et rassemblez la communauté autour de Claude Code.

Pourquoi organiser ?

Impact communautaire

• Connectez les membres locaux
• Partagez connaissances et expériences
• Créez un réseau professionnel
• Inspirez de nouveaux projets

Avantages personnels

• Développez vos compétences en organisation
• Gagnez en visibilité dans la communauté
• Obtenez le badge "Organisateur 🎯"
• Accédez au canal #organisateurs sur Discord

Types d'événements

Meetup technique (3h)

Format classique pour partager et apprendre :

Programme type :

• 19h00 : Accueil, networking (30min)
• 19h30 : Présentation 1 (30min)
• 20h00 : Pause (15min)
• 20h15 : Présentation 2 (30min)
• 20h45 : Q&A et discussions (15min)
• 21h00 : Networking libre (1h)

Thématiques :

• Retours d'expérience sur des projets Claude
• Techniques de prompt engineering
• Intégration de Claude dans des workflows
• Cas d'usage innovants

Coding Session (4-6h)

Workshop pratique pour coder ensemble :

Format :

• Introduction du défi (30min)
• Coding en équipes (3-4h)
• Présentations des projets (1h)
• Remise de prix/badges (30min)

Exemples de défis :

• Créer un chatbot intelligent
• Automatiser une tâche répétitive
• Générer du contenu créatif
• Optimiser du code legacy

Office Hours informel (2h)

Session décontractée dans un café :

Format libre :

• Pas de présentations formelles
• Questions/réponses spontanées
• Networking détendu
• Partage d'expériences

Idéal pour :

• Premiers événements
• Petites villes
• Tester l'intérêt local

Étapes d'organisation

1. Planification (3-4 semaines avant)

Choisir la date et l'heure

Jours populaires :

• Mardi-jeudi soir (19h-22h)
• Samedi après-midi (14h-18h)

Éviter :

• Lundis et vendredis
• Périodes de vacances
• Grandes conférences tech

Trouver un lieu

Options :

• Espaces de coworking : Souvent gratuits pour la communauté
• Universités : Salles disponibles le soir
• Entreprises tech : Sponsoring de lieu
• Incubateurs/accélérateurs : Espaces événements
• Cafés : Pour petits groupes (<15 personnes)

Critères :

• Capacité adaptée (prévoir +30%)
• WiFi stable et rapide
• Prises électriques nombreuses
• Projecteur/écran
• Accessible en transport

Checklist du lieu :

• Capacité confirmée
• WiFi testé
• Matériel AV vérifié
• Accès handicapés
• Toilettes
• Zone networking
• Possibilité de manger/boire

2. Communication (2-3 semaines avant)

Créer l'événement

Sur Discord :

1. Postez dans #annonces et votre canal local
2. Utilisez @everyone pour notification
3. Créez un event Discord avec date/heure

Sur la plateforme :

1. Créez l'événement via votre dashboard
2. Remplissez tous les détails (lieu, programme, speakers)
3. Ajoutez des images attrayantes

Sur Meetup/Eventbrite (optionnel) :

• Touche un public plus large
• Facilite la gestion des inscriptions
• Permet de communiquer facilement

Message d'annonce type

🎉 Meetup CC France [Ville] - [Date]

📍 Lieu: [Nom du lieu, adresse]
⏰ Horaire: [Heure début] - [Heure fin]
👥 Places: [Nombre] (inscription requise)

Au programme:
✨ [Présentation 1]
🚀 [Présentation 2]
💬 Networking

🎯 Inscription: [Lien]

Questions ? Contactez-moi sur Discord: @[votre_pseudo]

#ClaudeCode #[Ville] #AIcommunity

3. Logistique (1 semaine avant)

Speakers

Où trouver des speakers :

• Membres actifs de Discord
• Contributeurs de projets open source
• Professionnels locaux utilisant Claude
• Vous-même (retour d'expérience)

Brief speaker :

• Durée : 20-30 minutes
• Format : slides + démo
• Public : niveaux mixtes
• Objectif : pratique et actionnable

Matériel nécessaire

Checklist :

• Laptop de secours
• Adaptateurs HDMI/USB-C
• Rallonges électriques
• Badges nominatifs (optionnel)
• Stickers CC France (si disponibles)
• Flyers avec infos Discord/plateforme
• Appareil photo pour photos

Restauration

Budget serré :

• Pizzas (15-20€ par pizza, compte 2-3 parts/personne)
• Boissons softs (eau, jus, sodas)
• Café/thé

Budget confortable :

• Traiteur léger (verrines, mini-sandwiches)
• Bières locales
• Options végétariennes/vegan/sans gluten

Timing :

• Pendant l'accueil
• À la pause
• Après les présentations

4. Le jour J

Arriver en avance (1h avant)

Setup :

• Tester le matériel AV
• Disposer les chaises
• Installer la signalétique
• Préparer l'espace restauration
• Créer l'ambiance (musique de fond)

Accueil des participants

Checklist :

• Badge nominatif ou autocollant
• Présentation rapide du programme
• Indiquer toilettes, sorties, WiFi
• Encourager le networking

Déroulement

Intro (5min) :

• Mot de bienvenue
• Présentation de CC France
• Expliquer le code de conduite
• Programme de la soirée

Présentations :

• Respecter les horaires
• Animer les Q&A
• Gérer le temps avec bienveillance

Networking :

• Faciliter les introductions
• Proposer des ice-breakers
• Rester disponible pour questions

Clôture

• Remerciements (lieu, speakers, participants)
• Annonce du prochain événement
• Photo de groupe
• Rappel Discord/plateforme

5. Après l'événement

Communication (dans les 48h)

Sur Discord :

🎉 Merci à tous pour le meetup [Ville] !

👥 [X] participants
🎤 Merci à [speakers]
📍 Merci à [lieu]

📸 Photos: [lien]
📹 Vidéos: [lien si dispo]
📊 Slides: [lien]

💬 Vos retours sont précieux, commentez ci-dessous !

📅 Prochain meetup: [date tentative]

Email aux participants :

• Remerciements
• Ressources partagées
• Lien vers photos
• Formulaire de feedback
• Annonce du prochain événement

Feedback et amélioration

Créez un formulaire (Google Forms/Typeform) :

Questions à inclure :

1. Note globale /5
2. Qualité des présentations /5
3. Qualité du lieu /5
4. Qualité du networking /5
5. Durée appropriée ? (trop court/bien/trop long)
6. Thématiques souhaitées pour prochain événement
7. Commentaires libres

Partage avec CC France

Envoyez-nous :

• Nombre de participants
• Photos (avec autorisation)
• Retours positifs/négatifs
• Besoins de support

➡️ #feedback-evenements sur Discord

Budget type

Petit événement (20 personnes)

Poste	Coût
Lieu	0€ (coworking gratuit)
Pizzas (5)	100€
Boissons	30€
Impression badges	10€
Total	140€ soit 7€/personne

Événement moyen (50 personnes)

Poste	Coût
Lieu	0-100€
Traiteur	300€
Boissons	100€
Matériel	50€
Total	450-550€ soit 9-11€/personne

Financement

Sources :

• Crowdfunding : Participants contribuent (5-10€)
• Sponsoring : Entreprises locales
• CC France : Support possible pour événements majeurs
• Lieu : Sponsoring en nature

Support CC France

Ce que nous fournissons

• Kit organisateur : Guide détaillé + templates
• Visuels : Logos, bannières, affiches
• Stickers et goodies (si stock disponible)
• Promotion : Relais sur Discord, site, réseaux sociaux
• Badge Organisateur : Attribution automatique
• Accès : Canal privé #organisateurs
• Conseil : Aide à l'organisation
• Budget : Potentiel support financier pour gros événements

Comment demander du support

Sur Discord :

1. Postez dans #organisation-evenements
2. Mentionnez @mods
3. Expliquez votre projet

Informations à fournir :

• Ville et date
• Format et durée
• Nombre de participants estimé
• Besoins spécifiques

Conseils d'expérience

✅ DO

• Commencez petit : 10-20 personnes pour le premier
• Sur-communiquez : Rappels 1 semaine, 48h, 24h avant
• Prévoyez des no-shows : ~30% d'absents
• Arrivez tôt : Setup tranquille = moins de stress
• Prenez des photos : Souvenirs + promotion future
• Amusez-vous : Votre énergie est contagieuse !

❌ DON'T

• Ne visez pas trop grand au début
• N'oubliez pas les détails (WiFi password, adaptateurs)
• Ne laissez personne seul : Facilitez les rencontres
• N'improvisez pas tout : Un minimum de structure aide
• Ne négligez pas le feedback post-événement

Idées d'activités

Ice-breakers

"Présentation croisée" (10min) :

• Par paires, interviewez-vous 3 min chacun
• Présentez votre binôme au groupe

"Bingo réseau" :

• Fiche avec cases (ex: "A utilisé Claude pour écrire du code")
• Trouvez quelqu'un qui correspond à chaque case

"Show & Tell" :

• Chacun montre rapidement un projet Claude (2 min)
• Vote pour le plus intéressant/créatif/utile

Formats originaux

Fishbowl Discussion :

• Cercle central de 4-5 chaises
• Autres en cercle extérieur
• Seuls ceux au centre parlent
• Rotation libre

Lightning Talks :

• 5 minutes par personne
• Tout le monde peut proposer un sujet
• Timer strict

Unconference :

• Participants proposent sujets matin
• Vote puis ateliers parallèles
• Restitution collective en fin

Checklist complète

4 semaines avant

• Choisir date et heure
• Réserver le lieu
• Définir le format
• Identifier speakers potentiels

3 semaines avant

• Confirmer les speakers
• Créer l'événement sur toutes les plateformes
• Première annonce

2 semaines avant

• Relance communication
• Préparer matériel promotionnel
• Organiser restauration

1 semaine avant

• Rappel participants
• Confirmer lieu et matériel
• Brief final avec speakers
• Préparer badges et goodies

La veille

• Rappel sur Discord
• Vérifier le matériel
• Imprimer ce qui doit l'être

Le jour J - 1h avant

• Setup complet du lieu
• Test AV
• Préparer restauration
• Signalétique

Pendant l'événement

• Accueillir chaleureusement
• Prendre des photos
• Gérer le timing
• Faciliter le networking

Après l'événement

• Message de remerciement
• Partager photos/ressources
• Envoyer formulaire feedback
• Rapport à CC France
• Planifier le prochain !

Ressources

• Kit organisateur : discord.gg/cc-france #ressources
• Templates : Affiche, email, slides intro
• Exemples : Retours d'expérience d'autres villes
• Support : #organisation-evenements sur Discord

Prochaines étapes

• 📋 Lisez le kit organisateur complet
• 💬 Rejoignez #organisateurs sur Discord
• 📅 Fixez une date pour votre premier événement
• 🎯 Demandez le badge Organisateur une fois l'événement réalisé

Lancez-vous, la communauté vous soutient ! 🚀